自己流GTDの実践。

先日、MOLESKINEでGTD(Getting Things Done)を実践してみようと書いたが、結果としてMOLESKINEはBUSINESSとPRIVATEにおける自由なNOTEBOOKとして使うのが一番良いと判断をした。

ただし、GTDについては、自分流にアレンジをして実践し始めた。

そもそも、GTDについて興味を持ち始めたのは、混沌としたBUSINESSとPRIVATE双方のや
らなければならないこと、つまりタスク状況をスッキリとさせたいという想いから。
物事をスッキリとさせ、頭の中と行動にメリハリをつけたいなと。。。_(^^;)ゞ

GTDにおける基本的なステップは以下の通りと知った。

1.収集
 頭の中の「気になっていること」をすべて紙に書き出す。
2.処理
 書き出した事柄について、あるシステマチックなやり方にそって、
 しかるべきリストに仕分けする。
3.整理
 作ったリストを、自分が使い慣れているツールに組み入れていく。
4.レビュー
 自分が置かれている状況、持っているエネルギーを把握しつつ、
 今何が出来るかをレビューする。
5.実行
 今出来ることの中からやるべきことを実行していく。

当初、これらをMOLESKINEで実践しようと思ったのだが、自分のBUSINESSの状況を鑑みると、タスクの発生は圧倒的にEmailでのトリガーが多い。
PRIVATEでは多種多様なトリガーがあるのだが、BUSINESSではほぼEmailがその全てだ。

そして、現在自分はMicrosoft Office Outlookをメーラーとして使用している。
Microsoft Office Outlookは個人情報管理プログラムであり、メーラーだけではなく予定表/連絡先/仕事(タスク)の管理機能も保持している。

まず、気になっている事柄を全て紙に書き出すというステップで、当惑してしまった。。。

自分の場合、Outlookではメールアイテムの処理に「処理済アイテム」と「未処理アイテム」というふたつのフォルダを作成してある。
対処不要なものと対処が完了したものは、「処理済アイテム」フォルダに格納をする。
対処が必要なもの、あるいは未だ未対応のものは、一旦「未処理アイテム」フォルダに格納をする。
「未処理アイテム」フォルダに格納した時点で、「仕事(タスク)」としても登録を行う。

Emailでの依頼ではないものも、「仕事(タスク)」として登録を行う。
つまり、BUSINESS上での気になっている事柄を全て紙に書き出すという行為は、Outlook内の「未処理アイテム」や「仕事(タスク)」から転記することがその殆どとなってしまうのだ!?(゜゜;)

何故か、重複する行為と感じてしまう。。。
もっとも、メールを「未処理アイテム」フォルダに格納し、同時に「仕事(タスク)」としても登録すること自体も重複だが、これは自分の中では妥協が出来るものだ。

BUSINESSにおいても、PRIVATEにおいても、頭の中にのみ存在する事柄を整理するのであれば、紙に書き出すという行為が一番だと自分も思っている。
そのためには、MORESKINE&LAMYがベストマッチだとも思っている。
これって、ブレインマップ?。。。(・・?)

そこで、ちょっと調べてみると、OutlookでGTDを実践している方々がやはり居られることを知った。
そもそも、Outlook自体GTDを意識しているのではないかと!?

だが、PC内のOutlookの世界だけだと、社外や自宅で使えないこととなる。
やはり、デジタル系のスマートフォンが必要なのだろうか?
そんな思いでいた時に、Plaxoと言うWebサービスを知った。。。

Microsoft Office Outlookの予定表/連絡先/仕事(タスク)のリアルシンクロが出来て、しかも無料。
プレミアとして年額を払えば、携帯からのアクセスも可能らしい。
セキュリティの観点が心配だが、願っても無いWebサービスだ。
これがあれば、社外や自宅でもアクセス可能だ。。。

であれば、Microsoft Office Outlookで、自己流GTDの実践をしてみようと!(^O^)/


まず、Microsoft Office OutlookでGTDを実践する際のリストを、「仕事(タスク)」を正として使用することに決めた。
よって、ここにはPRIVATEのタスクも登録することになる。
そして、分類項目マスタに、以下の項目を追加。
 ■未分類あるいはBucketとかInbox
 ■Someday/Maybe
 ■Projects
 ■Waiting For
 ■Calender
 ■Next Actions

次に、メールアイテムの「未処理アイテム」フォルダの処遇。
このフォルダに案件が溜まれば溜まるほど、自分のストレスが上がってくるのだ!?(一。一;;)
その中には、打合せ依頼や他のスタッフからの回答を待たなければ返信出来ないもの、自分自身がOUTPUTを出さなければならないものなど、何かしらのアクションを取らなければならない未処理案件を常にプールしているのだ。。。
そして、その「未処理アイテム」配下に、同じく以下のフォルダを追加して細分化。
 ■「未処理アイテム」あるいはBucketとかInbox
 ■Someday/Maybe
 ■Projects
 ■Waiting For
 ■Calender
 ■Next Actions

そして、以下のルールに従ってカテゴライズとアクションを実施していく。

1.気になること全てを「仕事(タスク)」に登録する。

2.行動を起こす必要があるか?
  ・Yes → 3.へ。
  ・No → ■Someday/Maybeへカテゴライズ。

3.期間猶予があり、アクションが複雑か?
  ・Yes → ■Projectsへカテゴライズ。
  ・No → 4.へ。

4.今すぐ(2分以内)出来るものか?
  ・Yes → 今すぐやってしまい、処理済みとする。
  ・No → 5.へ。

5.自分でやるべきか?
  ・Yes → 6.へ。
  ・No → 他人へ依頼し、■Waiting Forへカテゴライズ。

6.期間猶予があるか?
  ・Yes → ■Calenderへカテゴライズ。
  ・No → ■Next Actionsへカテゴライズ。

それぞれのカテゴライズの意味とアクションは以下の通り。

■Someday/Maybe
  自分が必ずしもアクションをとる必要は無いが、ちょっと気になる案件。
  週一見直し。
■Projects
  やらなければならないが、期間猶予があり、アクションが複雑で検討を要す案件。
  常時見直し。
■Waiting For
  自分ではなく他人に任せられる案件で、連絡待ちの案件。
  毎朝見直し。
■Calender
  自分が行わなければならないが、期間猶予がある案件。
  毎朝見直し。
■Next Actions
  自分が直近に行わなければならない案件。
  常時見直し。

これらのカテゴライズを行うと、これまで未処理という状態でごちゃ混ぜとなっていた案件が、本当に未処理なものはどれかが判りやすくなる。。。

まず、すぐ(2分以内)に片付けられるものは、すぐ処理してしまい処理済みとなる。
他人に依頼した未処理案件が待ちの案件だと明示されるので、自分にボールが無いと判るのでちょっとばかしストレスが軽減される。
すぐに片付けなければならない案件、ちょっとは期間猶予がある案件、ちゃんと計画をしなければならない案件と綺麗に区分けされることで、とても頭の中がクリアになるから不思議だ。

たったこれだけのことなのだが、このやり方を始めてからメリハリをもって過ごせるようになったのだ!?(^-^)V

この方法がGTDと呼べる代物か判らないが、GTDが契機となったことは確かだ。

そして、悶々とした気持ちが穏やかになりはじめたことも。。。_(^^;)ゞ

【参考情報】
Getting Things Done – Wikipedia
ELH式 OUTLOOKでGTDをやる方法 – エンタメLIFEHACKERS::mikye’s daily report

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